DesignOps: ¿cómo mejorar el flujo de trabajo y las operaciones de diseño?

Teniendo en cuenta todo el proyecto de diseño y el negocio, los equipos de productos multifuncionales, las prácticas y los métodos, DesignOps mejora el flujo de trabajo y la colaboración para los diseñadores, facilita los procesos de varios departamentos como el traspaso entre diseñador y desarrollador, mejora la forma en que los productos y servicios se innovan en representaciones digitales y permite que los proyectos y las organizaciones evolucionen a un ritmo más rápido.

Según el informe "DesignOps: Organize, Collaborate and Innovate Product UX at Speed" de Gartner, para 2023, se prevé que los productos que se beneficien de DesignOps dupliquen sus ingresos en comparación con la tasa de sus competidores. Sin embargo, por mucho que encapsule las optimizaciones de procesos, las operaciones de diseño también tienen que ver con un cambio cultural que forma una mentalidad completamente nueva entre los equipos. Desde los diseñadores y desarrolladores, pasando por los gestores de proyectos y las partes interesadas, hasta los especialistas en marketing, las personas construyen una especie de funcionalidad cruzada que aumenta la calidad de los resultados y el impacto que los compañeros de trabajo generan juntos.

Definición de DesignOps: El diseño despojado del diseño

Funcionando como una única fuente de verdad operativa, las operaciones de diseño (o DesignOps) son un conjunto de prácticas, roles, pautas de diseño internas y herramientas de desarrollo de diseño de productos digitales que se movilizan juntas para cultivar una "gestión centralizada del equipo de diseño, así como la entrega de diseño a nivel de producto".

Meredith Black, pionera de DesignOps y ex líder de DesignOps en Pinterest, lo resume muy bien al afirmar en broma que "DesignOps es todo menos diseño real". Entonces, demos un paso atrás, tomemos el diseño y eliminémoslo de todos los procedimientos relacionados con el diseño. Luego, no dejes nada más que su andamio desnudo. ¿Qué veremos detrás de la UI y la UX? Una matriz generalmente dispersa de principios básicos y conceptos básicos operativos entre usted como diseñador y sus compañeros de equipo que, de lo contrario, deberían estar alineados para ayudarlos a todos a organizarse, priorizar, estandarizarse y socializar.

Como resultado, esto genera una visión, una estrategia y una dirección de diseño colectiva sincronizadas que están bien situadas frente a los hitos, las asignaciones de personal, el alcance del proyecto, las responsabilidades asociadas, el know-how, la productividad y el tiempo. Esto impulsa la entrega ágil y de alta calidad de productos digitales, al tiempo que amplifica el valor del diseño a alta velocidad ya en el sprint de diseño.

Curiosamente, a pesar de que las operaciones de diseño han existido por un tiempo (aunque, como un proceso no necesariamente conocido por el mismo nombre "DesignOps"), no muchas empresas y organizaciones entendieron por qué eran importantes hasta hace poco. Una de las primeras empresas globales que se dio cuenta de la importancia e implementó estrategias de DesignOps fue Airbnb. De este modo, su objetivo era ofrecer "agilidad a toda la organización del producto a través de herramientas, sistemas y servicios centralizados que mejoren la velocidad y la calidad de la ejecución".

Para lograrlo de la manera más efectiva, extendieron DesignOps a 5 dimensiones. Y como señala Adrian Cleave, Director de Diseño, Crecimiento y Tráfico de Airbnb; "Nuestras funciones incluyen Gestión de Programas de Diseño, Herramientas de Diseño, Localización, Diseño de Producción y Coordinadores de Equipos. Trabajamos en estrecha colaboración con Marketing, Producto, Diseño e Ingeniería para crear las mejores experiencias de usuario posibles".

Why DesignOps Matter?

El espacio de trabajo digital se está expandiendo. El panorama del desarrollo de software y diseño de servicios sigue siendo dinámico. Los consumidores evolucionan en su conocimiento digital, sus altísimas expectativas y necesidades. Los equipos de diseño escalan en tamaño para gestionar sus proyectos y, al mismo tiempo, mantener el equilibrio entre la demanda y la oferta. Todo esto sucede bajo la influencia de la transformación digital, las tendencias emergentes constantemente, los procesos de diseño y las tareas que multiplican su complejidad por días y se mueven entre los equipos.

Al fomentar no solo la transformación digital, sino también la transformación de DesignOps y manejar el aspecto operativo del diseño, los equipos pueden mejorar su flujo de trabajo de diseño y desarrollo y reducir la pesada carga de todos los factores mencionados anteriormente simultáneamente.

Ten en cuenta que:

1. El objetivo de la transformación de DesignOps debe aclararse porque cada negocio y proyecto requiere diferentes enfoques para diferentes cuellos de botella y para obtener resultados concretos.
2. Las disfunciones deben investigarse y reconocerse ya en la fase de ideación del diseño. En este caso, será una buena idea realizar encuestas en todos los departamentos del proyecto y realizar estudios entre los usuarios potenciales. ¿Cómo se tiene un equipo de alto rendimiento que se anota el éxito? Tomando decisiones a través de datos y midiendo resultados. Hacer uso de los datos y mejorar. Sigue repitiendo esto. Colabora, mide, analiza. Utilice los datos para tomar decisiones: evalúe a los usuarios y vea qué funciona mejor para ellos. Realice pruebas de usuario y pruebas de usabilidad para obtener mejores resultados y mantener a todos involucrados de una manera moderna.
3. Una vez que se haya contratado a la persona adecuada de DesignOps para el propósito correcto, los equipos deben seguir siendo lo suficientemente flexibles como para ser guiados por los nuevos principios y métodos de DesignOps.
4. Facilite la colaboración y permita que el equipo de diseño y desarrollo evolucione.
5. Amplifique el valor tanto de los diseñadores como del diseño del producto para que resuene mejor con los usuarios finales y con todos los involucrados en un proyecto determinado. Te sorprenderá ver cómo el resultado final tendrá un propósito particular, y este propósito se comunicará bien a todos los departamentos, compañeros de equipo y usuarios potenciales, desde los diseñadores de UI y UX hasta los gerentes de proyectos y las partes interesadas, y finalmente a las personas que interactuarán y se beneficiarán del producto/servicio.

Las 4 P de DesignOps o cómo funciona

Cuando hablo de operaciones de diseño y miro sus aspectos más fundamentales, me doy cuenta de que gira en torno a cuatro componentes, o las 4 P, como me gustaría llamarlos: Producto, Proceso, Personas y Programa. Y cada componente beneficia a los diseñadores a su manera.

En este sentido, el componente centrado en el producto está liderado por la ideadeorganización y trabaja para:

• Finding and removing bottlenecks and formulating better design workflows.
• Reducir las disfunciones operativas, como la falta de comunicación y los silos.
• Creación de una hoja de ruta enfocada para entregar proyectos de diseño de alto nivel desde el inicio hasta la entrega, pasando por las pruebas.
• Esbozar una estructura de desglose del trabajo para un producto determinado para que sepa por dónde empezar y con qué terminar.
• Hacer que un diseño sea responsable mediante la definición de criterios comunes, así como principios para el buen y el mal diseño centrado en el usuario que puede seguir como diseñador y comunicar a los no diseñadores.
• Definir, seleccionar y alinear métricas de calidad de diseño que se pueden compartir entre cualquier persona del equipo que trabaje en un proyecto de diseño determinado.
• Crear y aumentar el conocimiento de la situación y del proyecto para que usted y su equipo permanezcan en la misma página, manejen mejor el traspaso y realicen un seguimiento más fácil de dónde se encuentra cada uno.

La segunda "P" que representa los procesos, lo veo más como DesignOps impulsado por la idea principal de priorizar y actuar/funcionar con la empresa en mente. Lo que une el negocio y el proyecto de diseño específico. Es esencial retorcerlo a través de este prisma porque aquí DesignOps se centra en:

• Clarificar el presupuesto y cuánto costará tener un equipo de diseño trabajando en un proyecto.
• Identificar los objetivos estratégicos del negocio, el alcance del trabajo y la documentación para guiar a los diseñadores. Esto le permite mantenerse fácilmente al día con los requisitos de marca y los objetivos comerciales.
• Definición de plazos y priorización de proyectos. Lo que te ayudará a mapear y priorizar ciertas características, por ejemplo. Además, sabrás en qué centrarte primero y cómo organizar tus tareas prioritarias para un flujo de trabajo más lineal.
• Seguimiento de todo lo que sucede a través de reuniones periódicas con compañeros de equipo de diferentes departamentos (PM, desarrolladores, etc.)

La "P" de personas se refiere a la idea de socializar. Pero no solo en términos de compartir información y actualizaciones entre los miembros del equipo. El enfoque de las operaciones de diseño aquí es permitir mejores formas de comunicar las necesidades, las habilidades, los propósitos y la capacidad del equipo de diseño. Las principales prioridades son:

• Crear y formar parte de un equipo de diseño con el conjunto de habilidades adecuado, una visión compartida y un propósito común para que pueda sincronizarse más fácilmente con los demás.
• Conocer los roles de cualquier persona en el departamento de diseño UI/UX.
• Determinar las necesidades específicas de los diseñadores e identificar las brechas de habilidades.
• Comunicar una ruta compartida para construir un producto y/o servicio exitoso.
• Mejorar la forma en que usted y sus compañeros de equipo ven y comprenden el alcance, las características, los objetivos y la dirección de un proyecto de diseño determinado, evitando así desviaciones del diseño.
• Equilibrar los esfuerzos necesarios para el desarrollo y la implementación del diseño con una fecha límite específica, para que pueda completar un proyecto o lanzar una nueva función a tiempo.
• Comprender la capacidad y la carga de trabajo del equipo de diseño y evitar el agotamiento.

Por último, el componente DesignOps, centrado en los programas, gira en torno a la ideade estandarizar las tecnologías y la automatización de las herramientas de DesignOps. Incluye:

• Utilizando las mismas herramientas de DesignOps, gestores de activos digitales (DAMS) u otras plataformas de desarrollo de productos digitales para que pueda optimizar rápidamente su flujo de trabajo de diseño.
• Desarrollo de repositorios de datos de investigación de usuarios a los que se pueda acceder fácilmente.
• Lo que le permite beneficiarse de la colaboración multifuncional entre usted como diseñador, sus otros compañeros de equipo de diseño y otros colegas de desarrollo a través de herramientas de diseño y colaboración integrales (como Slingshot by Infragistics, por ejemplo) y una colaboración eficiente.
• Potenciar la ideación de diseño, la evaluación y la retroalimentación constructiva de cualquier persona involucrada en el proyecto de diseño.
• Superar las brechas de comunicación incorrecta y resolver disfunciones simples del día a día, como tener un desarrollador que no sabe qué diseñador tiene la tarea de crear una determinada función, por ejemplo.

Consejos para mejorar el flujo de trabajo y las operaciones de diseño

Sin duda, hay muchas cosas concretas con las que DesignOps debe lidiar para superar los desafíos, optimizar el flujo de trabajo de diseño y mejorar el proceso general de desarrollo de productos digitales. Como tratar de encontrar una solución a los sistemas operativos ad hoc o a los enfoques implementados por los diseñadores. O evitar los silos de diseño, la iteración o incluso la falta de comunicación entre los gestores de proyectos, los desarrolladores y los diseñadores.

Una vez más, Gartner recapitula tres cosas cruciales que ayudarán a crear mejores flujos de trabajo para los diseñadores y a agilizar las operaciones para tener procesos de diseño fluidos y una comunicación constructiva:

"Adopte una única fuente de verdad operativa mediante el uso de una herramienta común de planificación ágil empresarial (EAP) y prácticas ágiles dentro del equipo de UX para planificar, estimar, rastrear y asignar recursos de UX.

Promover una comunicación profunda entre los equipos de UX y desarrollo mediante la participación en la creatividad colaborativa a nivel grupal e individual.

Formalizar la innovación mediante el empleo del descubrimiento continuo para explorar y probar ideas en paralelo con las actividades diarias de producción".

También me gustaría añadir dos consejos más:

Investigue la empresa, los procesos de diseño actuales y la gestión de proyectos para evaluar las áreas ventajosas que generan retorno de la inversión y ayudan a superar los mayores contratiempos. Aborde los puntos débiles en el proceso de diseño e inicie la optimización a partir de ellos.

Llevar a cabo reuniones más regulares con la persona de DesignOps. Aquí no hay una situación de "talla única". Cada empresa y negocio es diferente, crece de manera diferente en tamaño, proyectos, inconvenientes y progreso. Es por eso que la persona o el equipo dedicado a DesignOps debe limitar su enfoque y estrategias a los detalles de la organización, los proyectos de diseño de los que forma parte y el resto de las personas involucradas. El papel de la persona de DesignOps depende estrictamente de las necesidades, fortalezas y debilidades de una empresa determinada y de sus productos de diseño.

How to Scale DesignOps with Indigo.Design

Colaboración y eficiencia del equipo

Con Indigo.Design de Infragistics, logra consistencia, eficiencia, trabajo en equipo y la automatización y digitalización suficientes de operaciones críticas para seguir siendo competitivo y ofrecer más valor. Como plataforma completa de diseño de productos digitales, se puede utilizar como una herramienta de DesignOps que permite una verdadera colaboración entre el diseño y el desarrollo de UX a través de los espacios de trabajo grupales, eliminando así las dolorosas disfunciones operativas. Todos pueden trabajar juntos fácilmente, probar y comentar prototipos en tiempo real, eliminar las transferencias de diseño y reducir las iteraciones costosas al proporcionar un entorno de trabajo único para gerentes, diseñadores, desarrolladores e incluso partes interesadas.

Cost saving & zero time on handoffs

Otra forma en que escala DesignOps es facilitando el proceso de transferencia del diseño al desarrollo, al tiempo que ofrece ahorros de tiempo para diseñadores, desarrolladores y partes interesadas, al tiempo que reduce las iteraciones costosas. Algunos pueden preguntar "¿por qué las partes interesadas?" Bueno, mientras que el diseñador es responsable de los aspectos visuales y de comportamiento de un diseño y el desarrollador lo implementa, hay una persona (la parte interesada) en el medio que pasa por la aprobación después del diseño y antes de la implementación. Un proceso prolongado que podría facilitarse aún más con la súper combinación Indigo.Design + nuestro WYSIWYG Drag & Drop Web App Builder.

Por lo general, las partes interesadas quieren ver algo funcional, una prueba de concepto, interactuar con ella, probarla y ver de qué se trata todo esto. Por lo tanto, un desarrollador puede crear esta POC (a veces incluso puede tomar varias versiones), que se descarta al final del proceso. Con el App Builder, se elimina toda esta fase manual ya que la herramienta se encarga de cada paso dentro de la plataforma. Todo sucede pensando en cada miembro del equipo, la colaboración entre diseñadores, desarrolladores y partes interesadas se agiliza y el tiempo de desarrollo se acorta drásticamente. Generalmente, el equipo trabaja en sprints (pueden ser uno o varios). La fase de investigación/descubrimiento se lleva a cabo en Scrum o Agile, ¡lo que puede durar varias semanas! Sin embargo, el uso de App Builder junto con Indigo.Design: Puede reducir la fase de investigación de concepción o descubrimiento de dos a cuatro semanas a uno o dos días.

El desarrollador, entonces, puede participar desde el principio en el proceso de diseño. De esta manera, los diseñadores obtienen información directa sobre cómo los elementos de diseño probablemente se traducirían a una aplicación web, móvil o de escritorio, y los desarrolladores podrán detectar posibles problemas con el código.

Además, los desarrolladores ahorran tiempo en la generación de todo el repetitivo porque Indigo.El diseño genera todas las partes visuales, y los programadores obtienen su código HTML (o un código listo para producción en cualquier otra tecnología popular como Blazor, por ejemplo) al instante.

Por último, nuestro sistema de diseño a código permite que todos en el proceso de diseño de productos digitales, probadores o usuarios, contribuyan de manera más efectiva a un producto final que aporte valor y propósito.